Бесплатный документооборот для организации. Часть №1


Есть много вариантов организации работы: начиная с общих папок и заканчивая сложными системами, требующими длительного внедрения.
В данной статье речь пойдет об использовании бесплатных или почти бесплатных решений  организации документооборота.

Evernote - сервис позиционирует себя как хранилище заметок и прочей информации. Платная версия распознает текст в PDF-файлах, сканированных и сфотографированных документах.

У бесплатной версии есть ограничение размера: в месяц предоставляется только 60 мегабайт - этого хватит на примерно 150 двух-пяти страничных документов в ворде.

Мало? Платная версия стоит 1000 рублей в год и позволяет занять один гигабайт - это очень большой объем для документов.

Как можно использовать?


Регистрируемся, скачиваем, устанавливаем и создаем блокноты по необходимости.
На примере созданы четыре блокнота:
Входящие и Исходящие - для корреспонденции
Подписано и Оплачено - для счетов
Создаем заметку, в названии пишем основную информацию и перетаскиваем нужные документы в "тело" заметки.
Evernote позволяет получать заметки по электронной почте! Можно сразу пересылать некоторые письма и экономить время.

В чем основное преимущество перед обыкновенной общей папкой?
  1. Мобильность - можно проверить состояние в любом месте и с почти любого устройства подключенного к интернету.
  2. Надежность - если сломается жесткий диск на компьютере-хранилище, то не надо будет нести его на восстановление и отдавать 6000-9000 рублей. Достаточно просто установить Evernote на компьютер, ввести учетные данные и запустить синхронизацию.
  3. Ведение истории изменений заметок - только в платной версии.
  4. Многопользовательская работа через интернет - можно организовывать удобно работу удаленно работающих сотрудников.

Многопользовательский режим можно организовать двумя путями:
  1. Просто установить программу всем кому надо и ввести одинаковые учетные данные. Этот подход плох тем, что все общее и неизбежны конфликты.
  2. Все пользователи используют свои персональные учетные данные и подключен совместный общий доступ. В бесплатной версии редактировать нельзя, только просмотр.

Варианты использования Evernote невозможно перечислить, они ограничены только рамками нашей фантазии.

Я не ставил своей целью охватить все возможности или точно описать установку и настройку - это не сложно прочитать на официальном сайте программы.
Попробовать можно бесплатно, но войдя во вкус остановиться будет сложно. К хорошему очень быстро привыкаешь и объемы увеличиваются.